Zašto je sljedivost promjena važna?
U zajedničkim Excel datotekama često nije jasno tko je promijenio podatak, je li promjena bila namjerna i koja je verzija točna. Dnevnik izmjena povezuje radnju s korisnikom, vremenom i zapisom na kojem je rad izvršen.
Time se ne zamjenjuje odgovornost djelatnika, nego se olakšavaju unutarnja kontrola, ispravljanje pogrešaka i razumijevanje tijeka obrade podataka.
Što dnevnik može obuhvatiti?
- korisnika koji je izvršio radnju
- datum i vrijeme promjene
- vrstu zapisa ili funkcionalnosti na koju se promjena odnosi
- vrstu radnje, primjerice dodavanje, izmjenu ili promjenu statusa
- povezivanje s grobnim mjestom, pokojnikom, korisnikom ili dokumentom
- podatke potrebne ovlaštenoj osobi za naknadnu provjeru
Korisničke uloge prema stvarnim poslovima
Djelatnik koji provjerava podatke na terenu ne treba iste ovlasti kao osoba koja potvrđuje financijske podatke ili uređuje korisničke račune. Uloge se zato usklađuju sa stvarnim zadacima i načelom da svaki korisnik pristupa samo onome što mu je potrebno za rad.
Primjer: terenski korisnik može dodati fotografiju i napomenu, administrativni korisnik potvrditi zapis, a financijski korisnik pregledavati podatke o naknadama bez pristupa svim postavkama sustava.
Primjena kroz povezane module
Sljedivost je korisna pri ispravku podataka u registru umrlih, dopuni kroz terenski unos, promjeni statusa ukopa i obradi grobnih naknada. Ovlaštena osoba dobiva jedinstveno mjesto za pregled važnih radnji.
Upravljanje korisnicima
Za svakog korisnika potrebno je koristiti vlastiti račun, ažurno dodjeljivati uloge i pravodobno ukinuti pristup osobama koje više ne obavljaju određeni posao. Dijeljenje jedne lozinke između više djelatnika onemogućuje pouzdanu sljedivost i treba ga izbjegavati.
Kako definirati početne uloge?
- Popisuju se poslovi i podaci koje djelatnici stvarno koriste.
- Grupiraju se ovlasti za pregled, unos, potvrdu, izvoz i administraciju.
- Dodjeljuju se osobni korisnički računi i početne uloge.
- Probno se provjerava može li svaki korisnik obaviti svoj zadatak bez suvišnog pristupa.
- Uloge se periodično pregledavaju i prilagođavaju promjenama odgovornosti.