Pregled koji polazi od korisnika i grobnog mjesta
Financijski podaci imaju veću vrijednost kada su povezani s točnim korisnikom i grobnim mjestom. Modul se oslanja na evidenciju grobnih naknada i naplate te omogućuje pregled otvorenih stavki i evidentiranih uplata bez ručnog spajanja više datoteka.
Primjeri pregleda i izvještaja
- zaduženja i uplate za odabrano razdoblje
- otvorena dugovanja po korisniku ili grobnom mjestu
- stanje po groblju, polju ili organizacijskoj cjelini
- korisnici bez potpunih kontaktnih podataka
- sažeci za unutarnju kontrolu i planiranje
- izvoz odabranog skupa podataka u Excel ili dogovoreni format
Izvoz bez nekontroliranih privatnih tablica
Izvoz se priprema prema jasnom filtru i ovlastima korisnika. Time se smanjuje potreba za brojnim privatnim kopijama tablica čije porijeklo i ažurnost kasnije nije moguće pouzdano utvrditi.
Granica sustava: Digitalno Groblje ne mora zamijeniti postojeći računovodstveni program. Opseg razmjene podataka određuje se nakon pregleda postojećeg procesa, formata i odgovornosti za knjiženje.
Usklađivanje s postojećim računovodstvom
Početna suradnja može koristiti kontrolirani uvoz i izvoz. Izravna integracija razmatra se tek nakon provjere dostupnog sučelja, šifrarnika korisnika, oznaka dokumenata i načina potvrde uplata.
Prije prijenosa povijesnih podataka korisno je provjeriti početna stanja, duplikate korisnika i nepovezana grobna mjesta kako se postojeće pogreške ne bi samo preselile u novi sustav.
Ovlasti i povijest izmjena
Financijski pregledi pripadaju internom dijelu sustava. Korisničke uloge određuju tko može pregledavati, izvoziti ili mijenjati podatke, dok dnevnik izmjena osigurava pregled izvršenih radnji.
Pilot s ograničenim skupom podataka
- Odabire se jedno groblje i jasno razdoblje za provjeru.
- Usklađuju se šifrarnici korisnika i grobnih mjesta.
- Uvoze se početna stanja, zaduženja i dostupne uplate.
- Uspoređuju se izvještaji s postojećim računovodstvenim podacima.
- Nakon potvrde definira se redoviti način razmjene.