Od bilješke na papiru do izravne dopune evidencije
Terenski rad često završava fotografijama u privatnim mapama, bilješkama na papiru i naknadnim prepisivanjem u uredsku tablicu. Digitalni terenski unos povezuje opažanje s konkretnim grobnim mjestom u grobnom očevidniku.
Djelatnik na uređaju s pristupom sustavu otvara zapis, uspoređuje ga sa stanjem na terenu i unosi dogovorene podatke bez stvaranja nove nepovezane evidencije.
Što se može evidentirati na terenu?
- provjera oznake polja, reda i grobnog mjesta
- fotografija grobnog mjesta ili dijela groblja
- napomena o uočenom stanju i potrebnoj provjeri
- status obrađenog, nejasnog ili nedostupnog zapisa
- povezivanje zapisa s lokacijom na karti
- evidencija osobe koja je izvršila dopunu
Povezivanje s GIS kartom
Terenski unos je posebno koristan tijekom izrade i provjere GIS karte groblja. Djelatnik može usporediti oznaku na karti s oznakom u evidenciji, zabilježiti odstupanje i ostaviti podatak za naknadnu uredsku potvrdu.
Kontrolirana objava: fotografije i interne napomene ne postaju automatski javne. Javni i administrativni prikaz odvajaju se prema ulozi korisnika i dogovorenim pravilima objave.
Korisničke uloge i pregled promjena
Nije svakom djelatniku potreban isti opseg pristupa. Uloge određuju tko može pregledavati, dodavati ili potvrđivati podatke, dok dnevnik izmjena bilježi tko je izvršio pojedinu dopunu.
Takav proces omogućuje da se brzi terenski unos odvoji od konačne administrativne potvrde kada podatak zahtijeva dodatnu provjeru.
Kako organizirati terensku provjeru?
- Odabire se jedno polje, red ili ograničen skup grobnih mjesta.
- Definira se koje podatke djelatnici provjeravaju i koje statuse koriste.
- Provede se probni obilazak i usporede rezultati s postojećom evidencijom.
- Nejasni zapisi odvajaju se za uredsku provjeru i potvrdu.
- Nakon usklađivanja postupak se proširuje na ostatak groblja.