Jedan zapis povezuje osobu, ukop i grobno mjesto
Kada se podaci o pokojnicima vode u više knjiga i tablica, ista osoba može biti zapisana različito, a pronalazak mjesta ukopa ovisi o ručnoj provjeri. Digitalni registar povezuje osobu s konkretnim ukopom, grobnim mjestom i zapisom u grobnom očevidniku.
Ovlašteni djelatnik tako može pretražiti evidenciju prema imenu, prezimenu, datumu ili oznaci grobnog mjesta, bez pregledavanja više nepovezanih izvora.
Koji se podaci mogu povezati?
- ime i prezime pokojnika te podaci potrebni za identifikaciju zapisa
- datum smrti, datum ukopa i vrsta ukopa
- groblje, polje, red i oznaka grobnog mjesta
- povezani dokumenti, zahtjevi i administrativne napomene
- status provjere i povijest naknadnih ispravaka
Javni i interni prikaz nisu isto: interni registar može sadržavati podatke potrebne ovlaštenim djelatnicima, dok se u javnom registru prikazuje samo unaprijed definirani skup podataka dopušten za objavu.
Pretraga, ispravci i uklanjanje duplikata
Prije uvoza podataka provjeravaju se različiti načini pisanja imena, nepotpuni datumi, ponovljeni zapisi i neusuglašene oznake grobnih mjesta. Sustav olakšava pronalazak sličnih zapisa, ali konačnu potvrdu i spajanje podataka obavlja ovlaštena osoba koja poznaje evidenciju.
Svaka naknadna promjena treba ostati sljediva kroz dnevnik izmjena, kako bi se moglo utvrditi tko je i kada ispravio podatak.
Povezivanje s kartom i javnim pregledom
Kada je grobno mjesto povezano s GIS kartom, rezultat pretrage može otvoriti točnu lokaciju i navigaciju do groba. Javni prikaz može se uključiti tek nakon provjere kvalitete podataka i potvrde pravila objave.
Uvoz postojećeg registra
- Pregledaju se postojeće knjige, Excel datoteke i izvozi iz starog programa.
- Dogovaraju se obavezna polja i pravila povezivanja s grobnim mjestima.
- Podaci se čiste, probno uvoze i provjeravaju na ograničenom uzorku.
- Djelatnici potvrđuju zapise i postupno rješavaju nejasne slučajeve.
- Nakon provjere aktiviraju se interna pretraga i odabrani javni podaci.