Raspored povezan sa stvarnom evidencijom
Termin ispraćaja nije samo stavka u kalendaru. Uz njega se vežu podaci o pokojniku, odabrano grobno mjesto, vrsta postupka, odgovorne osobe i dokumenti koje je potrebno provjeriti. Povezana evidencija smanjuje mogućnost da raspored i registar umrlih osoba sadrže različite informacije.
Što se može pratiti?
- datum i vrijeme planiranog ispraćaja ili ukopa
- pokojnik i povezani zapis u registru umrlih
- groblje i odabrano grobno mjesto
- vrsta ukopa i potrebne interne napomene
- priloženi dokumenti i status njihove provjere
- automatski generirana osmrtnica prema odabranom predlošku
- status postupka od najave do završenog evidentiranja
Dnevni i tjedni pregled obveza
Djelatnici mogu pregledati dogovorene termine za odabrano razdoblje i lakše uočiti preklapanja, nepotpune zapise ili postupke koji čekaju potvrdu. Takav pregled pomaže pri organizaciji rada, ali konačne operativne odluke i potvrde ostaju u odgovornosti ovlaštenih osoba upravitelja.
Automatsko generiranje osmrtnica
Nakon unosa i potvrde osnovnih podataka sustav automatski generira osmrtnicu prema odabranom predlošku. Ime pokojnika, datum, vrijeme i mjesto ispraćaja preuzimaju se iz povezanog zapisa pa ih nije potrebno ponovno ručno prepisivati.
Ovlašteni djelatnik prije ispisa ili objave pregledava sadržaj, po potrebi dopunjuje oproštajni tekst i potvrđuje završnu verziju. Tako se ubrzava priprema osmrtnice i smanjuje mogućnost pogreške u ključnim informacijama.
Povezan zapis: nakon obavljenog ukopa podaci se potvrđuju u grobnom očevidniku i registru umrlih, umjesto ponovnog prepisivanja istih informacija u novu tablicu.
Provjera grobnog mjesta prije termina
Odabrano mjesto može se otvoriti u digitalnom očevidniku i na GIS karti. Time se prije konačne potvrde mogu provjeriti oznaka, lokacija i postojeći povezani zapisi.
Dokumenti, uloge i sljedivost
Pristup rasporedu, dokumentima i administrativnim napomenama ograničava se prema korisničkim ulogama. Dnevnik izmjena pomaže pratiti tko je dodao termin, promijenio status ili ispravio povezani zapis.
Postupno uvođenje
- Popisuje se sadašnji tijek zaprimanja i potvrde zahtjeva.
- Definiraju se obavezna polja, statusi i odgovorne korisničke uloge.
- Probno se vodi raspored za ograničeno razdoblje ili jedno groblje.
- Provjerava se povezivanje s registrom umrlih i grobnim mjestima.
- Nakon potvrde postupak se uvodi u redoviti rad.